Formulario para clientes nuevos: 25 preguntas que tu agente de IA envía y ordena por ti (2026)
Formulario para clientes nuevos de agencia: 25 preguntas sobre metas, público, material y accesos, y cómo tu agente de IA ordena las respuestas.
Josue HernandezEspecialista en IA
Un formulario para clientes nuevos es lo primero que tu agencia hace por un cliente después de firmar. El contrato ya está, el cliente quiere arrancar y tu equipo también. Sin embargo, en muchas agencias los datos básicos todavía llegan por tres llamadas, un hilo de correos y diez mensajes de WhatsApp.
Ese arranque lento cuesta más que tiempo. Un cliente que espera dos semanas por el kickoff empieza a dudar de la decisión. Mientras tanto, tu equipo adivina las metas, persigue contraseñas y pide el logo cuatro veces. Así, la relación empieza con fricción en lugar de impulso.
Esta guía te da 25 preguntas, agrupadas por lo que necesitas para empezar a trabajar. Cada una trae qué es una buena respuesta y qué debe marcar tu agente de IA. Después verás cómo tu agente arma el formulario, lo envía y convierte las respuestas en el brief de arranque.
Para qué sirve un formulario para clientes nuevos (y cuándo mandarlo)
Un formulario para clientes nuevos reúne todo lo que tu equipo necesita antes del primer entregable: metas, público, material de marca, accesos a herramientas y cómo te va a medir el cliente. En vez de datos regados en correos y chats, queda un solo registro ordenado.
No es lo mismo que un formulario de calificación. Ese formulario filtra a un prospecto durante la venta, y lo explicamos en la guía de cómo calificar un lead con 25 preguntas con puntaje. El formulario para clientes nuevos llega después de la firma, cuando el cliente ya es tuyo.
Cuándo mandarlo
Mándalo el mismo día que se firma el contrato, antes de la llamada de kickoff. La propia guía de la plantilla de Typeform recomienda enviarlo justo después de firmar y mantenerlo corto para que el cliente lo termine ese mismo día. Así, la llamada confirma respuestas en lugar de recogerlas.
Por qué importa para que el cliente se quede
Las primeras semanas marcan el tono de toda la cuenta. Una investigación de Frederick Reichheld, de Bain & Company, citada en Harvard Business Review, encontró que subir la retención de clientes un 5% puede aumentar las utilidades entre 25% y 95%. En una agencia, esa retención empieza con un buen arranque.
Qué tan largo debe ser
Las listas largas son comunes. Por ejemplo, AgencyAnalytics publica 37 preguntas. Sin embargo, pocos clientes terminan un formulario así de una sola vez. Por eso, usa las 25 preguntas de abajo como banco. Elige entre 12 y 15 por cliente y muestra el resto con lógica condicional solo cuando aplique.
Las 25 preguntas para clientes nuevos, por sección
Las preguntas están agrupadas en cinco secciones. En cada tabla verás una buena respuesta y cuándo debe marcarla tu agente. Una marca no es un problema por sí sola. Más bien, es un tema que tu ejecutiva de cuenta debe tocar en el kickoff.
Negocio y metas
Empieza aquí, porque todas las demás respuestas dependen de estas.
| # | Pregunta | Buena respuesta | Marcar cuando |
|---|---|---|---|
| 1 | En una frase, ¿qué vendes y a quién? | Un producto claro y un comprador claro | Describe todo para todo el mundo |
| 2 | ¿Cuál es el resultado más importante de este proyecto? | Un resultado medible | Tres o más "prioridades número uno" |
| 3 | ¿Cómo se ve el éxito en 90 días? | Un número o un cambio visible | "Lo sabremos cuando lo veamos" |
| 4 | ¿Con qué métrica vas a medir nuestro trabajo? | Una métrica con su punto de partida | Sin punto de partida |
| 5 | ¿Hay una fecha límite que no depende de nosotros? | Un lanzamiento, un evento o una temporada con fecha | Una fecha dura en las dos primeras semanas |
Estas cinco respuestas son el primer párrafo del brief. Si el cliente no puede responder la pregunta 2, eso es lo primero que hay que resolver juntos.
Público y mercado
| # | Pregunta | Buena respuesta | Marcar cuando |
|---|---|---|---|
| 6 | Describe a tu mejor cliente: cargo, tamaño de empresa y por qué te compra. | Un perfil concreto | "Le sirve a cualquiera" |
| 7 | ¿Contra qué tres competidores pierdes negocios? | Competidores con nombre | "No tenemos competencia" |
| 8 | ¿Qué es lo que más te elogian tus clientes? | Una fortaleza concreta | En blanco |
| 9 | ¿Qué dicen los prospectos cuando te dicen que no? | Una objeción real | Nunca lo han preguntado |
| 10 | ¿En qué países o ciudades debemos enfocarnos? | Una lista clara (por ejemplo, Bogotá y Ciudad de México) | Más mercados de los que cubre el presupuesto |
Las preguntas 8 y 9 suelen dar el mejor texto de todo el proyecto. De hecho, las palabras del propio cliente casi siempre ganan frente a lo que tu equipo escribe desde cero.
Marca y material
Aquí es donde la carga de archivos ahorra más correos. En lugar de pedir los archivos después, recógelos en el mismo formulario.
| # | Pregunta | Buena respuesta | Marcar cuando |
|---|---|---|---|
| 11 | Sube los archivos de tu logo (en vector si los tienes). | SVG o PNG en alta resolución | Solo un pantallazo |
| 12 | ¿Tienes manual de marca? Súbelo o comparte el enlace. | Un PDF o un enlace | No existe |
| 13 | Comparte tres sitios o campañas que te gusten y por qué. | Enlaces con una razón cada uno | Enlaces sin razón |
| 14 | ¿Qué palabras o promesas no debemos usar nunca? | Una lista corta | En blanco en una industria regulada |
| 15 | ¿Quién aprueba las piezas y en cuánto tiempo? | Un nombre y un plazo | Un comité sin dueño |
Accesos y herramientas
Los accesos son la razón más común por la que un proyecto se frena en la primera semana. Por eso, pídelos antes del kickoff, no después.
| # | Pregunta | Buena respuesta | Marcar cuando |
|---|---|---|---|
| 16 | ¿A qué herramientas necesitamos acceso (analítica, pauta, CRM, sitio web)? | Una lista con responsables | "Le pregunto a sistemas" |
| 17 | ¿Quién de tu equipo puede dar esos accesos esta semana? | Un nombre y un correo | Nadie |
| 18 | ¿Qué CRM usas? | HubSpot, Pipedrive, Salesforce u otro con nombre | Ninguno |
| 19 | ¿A dónde llegan hoy los leads cuando alguien llena un formulario? | Un camino claro | "A un correo que nadie revisa" |
| 20 | ¿Cada cuánto quieres reportes, y por qué canal? | Una frecuencia y un canal (correo, WhatsApp, reunión) | "Cuando sea" |
Las preguntas 18 y 19 suelen revelar una ganancia rápida. Si los leads caen en un correo, tu agente puede mandarlos al CRM. La guía del formulario de calificación para AI SDR muestra ese flujo.
Trabajo en equipo, éxito y riesgos
| # | Pregunta | Buena respuesta | Marcar cuando |
|---|---|---|---|
| 21 | ¿Quién es nuestro contacto del día a día? | Nombre, cargo y canal | Dos personas con respuestas distintas |
| 22 | ¿Has trabajado antes con una agencia? ¿Qué salió bien o mal? | Una historia concreta | Culpa a las últimas tres agencias |
| 23 | ¿Qué presupuesto está aprobado para el proyecto, y para pauta si aplica? | Un número | "Por confirmar" |
| 24 | ¿Qué es lo que más te preocupa de este proyecto? | Un riesgo con nombre | Nada en absoluto |
| 25 | ¿Hay algo más que debamos saber antes de empezar? | Contexto abierto | En blanco está bien aquí |
La pregunta 24 incomoda un poco. Aun así, saca los riesgos a la luz cuando todavía puedes planear para ellos. Un cliente que la responde con honestidad suele ser un buen socio.
Cómo ordenar las respuestas: puntaje, marcas y el brief de arranque
Recoger respuestas es solo la mitad del trabajo. La otra mitad es leerlas rápido y actuar antes del kickoff. Aquí muchas agencias pierden una semana, porque alguien tiene que leer cada respuesta y copiarla a un documento.
Un puntaje de preparación en vez de una corazonada
Dale puntos de preparación a cada respuesta de opción múltiple. Por ejemplo, "logo subido" vale más que "lo mando después", y "accesos esta semana" vale más que "le pregunto a sistemas". Así, el total te dice si el cliente está listo para arrancar.
- Listo (70% o más del máximo): confirma el kickoff y empieza el trabajo.
- Casi (40% a 69%): manda un mensaje corto con lo que falta.
- No listo (menos de 40%): agenda una sesión de trabajo antes de cualquier entregable.
Estos umbrales son un punto de partida. Después de unos cuantos clientes, compara los puntajes con cómo salió cada proyecto y ajústalos. Es el mismo modelo de puntaje de la guía de cómo calificar un lead, aplicado a clientes nuevos en lugar de prospectos.
Marcas que escribe tu agente
Las respuestas abiertas necesitan criterio, así que dale a tu agente una regla corta. Por ejemplo: "marca la pregunta 2 si el cliente nombra más de una prioridad". Tu agente lee cada respuesta abierta con esa regla y te lista las marcas en palabras simples.
El brief de arranque
Por último, pídele a tu agente que convierta las respuestas en un brief de una página. Debe traer metas, público, material recibido, accesos pendientes, marcas y la agenda del kickoff. Como resultado, tu equipo llega a la llamada con un brief y no con una hoja en blanco.
Cómo tu agente de IA arma y envía el formulario para clientes nuevos
dForms es el creador de formularios para agentes de IA, así que esta parte la hace tu agente. Conectas dForms una vez, pides el formulario en un mensaje, y el agente lo arma, lo publica y lee las respuestas.
Paso 1: conecta tu agente
Tienes dos opciones. En Claude, agrega el conector de dForms en https://mcp.dforms.ai/mcp e inicia sesión con tu cuenta de dForms. La guía para crear un formulario con Claude lo explica en cuatro pasos. Para un script u otro agente, crea una llave de API en la página Developers.
Paso 2: pide el formulario en un mensaje
Pega este prompt y cambia los datos:
Crea un formulario en dForms llamado "Arranque: {nombre del cliente}".
Usa estas secciones: negocio y metas, público y mercado, marca y material,
accesos y herramientas, trabajo en equipo y riesgos.
Usa las preguntas 1, 2, 3, 4, 6, 7, 11, 12, 15, 16, 17, 18, 19, 21, 23 y 24
del formulario para clientes nuevos que pego abajo.
Haz que la 11 y la 12 sean carga de archivos. Haz la 18 de opción:
HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Otro o Ninguno. Muestra la 19 solo si eligen un CRM.
Dale puntos de preparación a cada respuesta de opción (las respuestas listas valen más).
Pon una pantalla final que diga que confirmamos el kickoff en un día.
Déjalo como borrador y mándame el enlace de vista previa.
Tu agente arma las preguntas, la lógica y los puntos a partir de esa descripción. Además, aplica el logo, los colores y las fuentes de tu espacio de trabajo. Luego revisa la vista previa, pide cambios en palabras simples y publícalo cuando esté bien.
Paso 3: lee las respuestas y escribe el brief
Cuando el cliente envíe el formulario, pídele el resultado a tu agente:
Lee la última respuesta de "Arranque: {nombre del cliente}".
Dame el puntaje de preparación, cada marca con su número de pregunta
y un brief de una página con la agenda del kickoff.
Cada respuesta ya llega con su puntaje, así que el agente parte de los números. Si tu equipo trabaja en HubSpot, pon HubSpot o un webhook como destino del formulario para que cada respuesta llegue también al CRM.
Lo que debes saber antes de dárselo al agente
- Un formulario publicado queda en vivo en su enlace de inmediato. Por eso, pídele a tu agente que lo deje como borrador hasta que lo revises.
- Un formulario publicado se puede devolver a la versión que estaba en vivo antes.
- Una llave de API actúa como la persona que la creó, con su mismo rol. No hay permisos por llave.
- dForms es gratis, con respuestas ilimitadas, y de código abierto con licencia MIT.
¿Quieres ver qué necesita un agente de un creador de formularios? Lee la guía del generador de formularios con IA para agentes. Y si hoy pagas Typeform, la guía de la alternativa a Typeform gratis compara los dos.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas preguntas debe tener un formulario para clientes nuevos?
Entre 12 y 15 preguntas alcanzan para la mayoría de las agencias. Usa las 25 de esta guía como banco, elige las que encajan con el servicio y muestra el resto con lógica condicional solo cuando aplique.
¿Es lo mismo que un formulario de calificación de leads?
No. El formulario de calificación filtra a un prospecto antes de la venta, mientras que el formulario para clientes nuevos recoge lo que necesitas después de firmar. Algunas agencias pequeñas los juntan, pero las preguntas y el momento son distintos.
¿Cuándo debo mandar el formulario?
Mándalo el mismo día que se firma el contrato, antes de la llamada de kickoff. Así, la llamada confirma respuestas y planea el trabajo en lugar de recoger datos básicos.
¿Mi agente de IA puede enviar el formulario y leer las respuestas?
Sí. Con el conector de dForms en Claude o con una llave de API, tu agente arma el formulario, lo publica y lee cada respuesta con su puntaje. También puede escribir el brief de arranque a partir de las respuestas.
¿El cliente puede subir archivos en el formulario?
Sí. dForms permite cargar archivos, así que el cliente puede mandar el logo, el manual de marca y otro material en el mismo formulario y no por correo.
¿Cuánto cuesta usar dForms para el arranque de clientes?
Nada. dForms es gratis, las respuestas no se cuentan ni se cobran, y el proyecto tiene licencia MIT, así que también puedes alojarlo en tu propio servidor.
